资阳市精神病医院

采购档案整理及数字化服务公告

一、项目概况

按照上级有关要求，结合全市档案移交标准，拟聘请专业档案服务公司对我院相关资料进行整理、归档。

项目名称：资阳市精神病医院档案整理及数字化服务项目。

采购单位：资阳市精神病医院。

项目价格：本项目最高限价83314.00元（据实结算）。

项目内容：

注：预估数仅供参考，项目实施中无论数量多少均按所报单价据实结算。

二、投标服务商资格

1.具备独立法人资格及档案管理/数字化服务相关经营许可。

2.近三年完成至少2个同类项目案例（需提供合同复印件并加盖投标人鲜章予以证明）。

3.具有良好的商业信誉及数据安全保护措施（提供承诺函）。

4.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力（提供承诺函）。

5.不接受联合体投标。

三、投标截止及开标信息

截止时间：2025年5月11日（逾期拒收）；

开标时间：2025年 5月13日 上午10:00  ；

开标地点：资阳市第四人民医院（新区）五号楼四楼学术厅。

四、技术及服务要求

1.技术标准

1.1 扫描分辨率不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，扫描分辨率应不小于300dpi；图纸≥600dpi，格式为PDF

1.2 OCR文字识别率≥98%，元数据符合DAT 31-2017《纸质档案数字化规范》标准。

1.3 严格保守档案秘密，签订保密协议，数据移交后彻底清除临时文件，出现失泄密和不安全事件，由服务方全权负责。服务场所须保证安全，服从医院相关部门的统一管理，确保安全无事故。

2.服务要求

2.1进度计划：合同签订后1年内完成全部工作。

2.2验收：需要移交进馆的按《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）移交进资阳市档案馆视为合格，其它档案整理达到（国家档案局第8号令）行业验收标准视为合格。验收不合格需无偿返工直至符合验收要求。   

2.3服务地点：采购人指定地点。医院提供独立的办公室一间，上门服务所需设备、器材、耗材等由服务商负责。

五、商务要求

1.商务部分：营业执照、资质证书、业绩证明（附合同复印件并加盖投标人鲜章）、报价明细表。

2.技术部分：服务方案、数据安全及应急预案。

六、评标方法

1.初步评审：评标委员会对所有投标文件进行符合性审查，未实质性响应招标文件要求的，作无效投标处理。

2.价格评审：对通过初步评审的投标人，按投标报价折扣率由低至高排序，折扣率最低的服务商作为中标服务商。（本次项目报价为百分比报价方式，不报实际项目单价，实行所有项目报价折扣率。例:如服务商报价为9折，则应填写90%，如服务商报价为8折则应填写80%，以此类推。即实际结算价格=单价最高限价×投标折扣率。例如投标人所报折扣率为90%，单价最高限价为10元，则服务期内结算单价=10*90%，则结算单价为9元）

3.异常低价审查：若最低报价明显低于市场合理水平或可能低于成本，评标委员会可要求投标人提交书面说明及成本分析。如投标人无法提供合理证明，视为恶意低价竞争，其投标无效。

4.同价处理：若出现两个及以上相同最低报价，按综合评估履约能力（如业绩、信誉等）的方式确定中标服务商。

七、合同主要条款

1.付款方式：所有服务内容验收合格10个工作日内，经双方核对无误后支付实际结算金额100%。付款前，乙方需向甲方开具合法有效等额的完税发票，否则甲方有权延迟付款且不承担违约责任，乙方需继续履行合同义务。

2.违约责任：（1）逾期完成服务内容的，每逾期一天，中标方应赔偿采购方合同预估总金额1%的违约金，并承担由此给采购方造成的所有损失，逾期超过30日的，采购方有权单方终止或解除合同，中标方应按照合同预估总金额的10%向采购方支付违约金，且还应退还采购方已支付的所有费用。如因中标方原因导致数据泄露的，应向采购方支付合同预估总金额20%的违约金，并承担全部损失赔偿责任。（2）因乙方原因造成甲方档案被损毁、丢失、泄密、篡改或甲方知识产权被侵害的，乙方应承担相应法律责任，并向甲方赔偿由此导致的直接经济损失和相应间接经济损失。间接经济损失难以估量的，经双方友好协商确定，或提交法院诉讼判决。

八、联系方式

联系人：熊女士

电话：028-26224413 / 15282211695

地址：资阳市第四人民医院（新区）五号楼3楼行政办公室（雁江区康乐南路203号）

九、注意事项

1.投标文件需密封并加盖公章，标注“投标文件”及项目名称。

2.解释权归资阳市精神病医院所有。

附件：1.法定代表人授权书（模板）

2.档案整理及数字化服务报价表（模板）

3.服务商资格证明材料

4.档案整理及数字化服务内容要求

5.档案整理及数字化项目合同
附件1

法定代表人授权书（模板）

资阳市精神病医院：

（服务商全称）法定代表人授权为我公司代理人，参加贵单位组织的（项目名称）采购活动。代理人在本次参加服务采购活动中所签署的一切文件和处理的一切有关事务，我公司均予承认。

本授权书盖章签字之日生效，并作出如下声明：

1、我方无条件认可招标公告中原则申明的相关内容。

2、我方将严格按招标公告的规定履行合同责任和义务。

3、我方同意提供按照贵方可能要求的与其招标有关的一切数据或资料。

服务商全称：（加盖公章）

法定代表人：（签字或加盖法定代表人印章）

代理人：（签字）

日期：年 月 日

附件2

档案整理及数字化服务报价表（模板）

注：1.报价应是最终采购方验收合格后的总价。

2.报价表为多页的，每页均需由法定代表人/单位负责人或授权代表签字并加盖公章。

3.根据情况可增减表格行数，但不可随意更改表格样式。

服务商名称：（加盖公章）

法定代表人或代理人：（签字）

日期：年  月  日

附件3

服务商资格证明材料

服务商提交的资格证明材料包括以下内容：

1. 在中华人民共和国境内注册，具有独立法人资格的合法企业。（提供营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本复印件，已实现三证合一的只需提供营业执照副本复印件）；

2. 法定代表人授权书；（原件，加盖鲜章）

3. 法定代表人身份证明文件；（复印件，加盖鲜章）

4. 代理人身份证明文件；（复印件，加盖鲜章）

5. 其他资格证明材料（如有，加盖鲜章）。

附件4

资阳市精神病医院

档案整理及数字化服务内容要求

1、文书档案

（一）分类：根据《国家档案局8令》及资阳市档案馆对档案移交进馆的要求，进行保管期限的划分。

（二）编码：对每件档案进行页码编写，采用2B铅笔在正文右上角反面左上角依次编写。

（三）系统录入：把档案录入电子目录。

（四）组盒：把录入的档案按照规范进行组盒。

（五）填写档号：对应归档文件目录，填写档号章。

（六）扫描：采用高速扫描仪进行数字化扫描。

（七）数字化整理：对扫描完成后的档案进行图片处理（JPG、PDF两种格式）。

（八）数据质检：对处理完成后的数字化成果进行质量检查。

（九）文件挂接：将数字化副本（PDF）与四川省电子文档管理系统进行对接。

（十）装订：将整理好的档案用缝纫机进行装订，对于超厚的档案需用三孔一线装订法进行装订。

（十一）装盒：把装订好的档案采用3公分文书档案盒进行分类装盒。

（十二）数据备份：用移动硬盘进行数据备份。

2、科技（基建）档案

（一）分类：按照科技档案整理的要求，进行保管期限划分。

（二）组卷及编排档号：按照科技档案整理要求，进行档号及案卷号编排，以4公分科技档案盒子为例。

（三）编码：以“件”为单位进行整理，对每件档案进行页码编排，用2B铅笔在文件正面右下角，反面左下角依次编写。

（四）系统录入：把档案录入四川省电子文档管理系统。

（五）填写档号章：对应电子目录，在每份文件正面空白处填写归档章档号。

（六）扫描：采用高速扫描仪进行数字化扫描。

（七）数字化整理：对扫描完成后的档案进行图片处理（JPG、PDF两种格式）。

（八）数据质检：对处理完成后的数字化成果进行质量检查。

（九）文件挂接：将数字化副本PDF与四川省电子文档管理系统进行对接。

（十）装订：将整理好的档案用缝纫机进行装订，对于超厚的档案需用三孔一线装订法进行装订。

（十一）装盒：把装订好的档案采用3公分科技档案盒进行分类装盒。

（十二）数据备份：用移动硬盘进行数据备份。

3、业务档案

（一）分类：根据专业档案类型，进行保管期限的划分。

（二）编码：对每份档案进行页码编排。

（三）系统录入：把档案录入电子目录。

（四）组盒：把录入的档案按照规范进行组盒。

（五）装盒：把装订好的档案采用3公分档案盒进行分类装盒。

（七）数据备份：用移动硬盘进行数据备份。

4、人事档案

（一）分类：根据专业档案类型，进行保管期限的划分。

（二）编码：对每份档案进行页码编排。

（三）系统录入：把档案录入电子目录。

（四）组盒：把录入的档案按照规范进行组盒。

（五）装盒：把装订好的档案采用3公分档案盒进行分类装盒。

（七）数据备份：用移动硬盘进行数据备份。

（定）档案整理及数字化

（定）档案整理及数字化服务项目询价公告.doc

资阳市精神病医院

2025年5月6日